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あなたは使ってる?メールアーカイブ機能を有効活用しよう!

2019-07-12

この記事を読むのに必要な時間は約 3 分です。

アーカイブ機能という言葉を聞いたことはあるけれど、アーカイブ機能とはどのようなものだろう?」

という疑問をお持ちの方もいらっしゃるかもしれませんよね。

このアーカイブ機能とはとても便利なものなんですよ

アーカイブ機能を使いこなせば、携帯電話やパソコンでの操作時間を短縮できるかもしれません。

この記事では、メールのアーカイブ機能をイチからご紹介しますね。

初めて聞いたという方にも、ある程度は知っているという方にも、参考にしていただければと思います。

記事内の情報に関して細かな精査を行ってはおりますが、最新情報と本文中の記述に差異が生じている可能性もありますのでご留意ください。

メールアーカイブとは?

多くのメールが溜まっているスマホ

電子機器、とくに携帯電話やパソコンには「メールをアーカイブする」という機能が付いているんです。

ここでは5つのメールのアーカイブ機能の特徴について見ていきます。

 

メールを保存できる機能

メールをアーカイブすると、そのメールはアーカイブした瞬間に画面上からは消えてしまいます。

これは削除されたのではなく、ほかのフォルダに保存されたからです。

そのためメールのアーカイブ機能には、メールを別の場所に保存する機能があるといえます。

 

個人で使用するものと企業などで使用されているものの2種類がある

個人が使うアーカイブ機能とは、メールを別のフォルダに保存する機能のことです。

それに対して企業で使われるアーカイブ機能は、企業で送受信されたメールをすべて保存する機能のことをいいます。

 

メール管理はアーカイブ先のフォルダ

個人で使うアーカイブでは、アーカイブ先のフォルダを開けばそのメールが見られます。

企業のアーカイブメールでは、膨大な量の情報が保存されていることもあるので、大事な情報を企業の外に漏らしたり悪用されたりしないように、メールの管理には十分に注意することが肝心です。

 

セキュリティ対策

アーカイブをおこなうことで、、パスワードや権限者を設定することができセキュリティを強化できます

送られた画像の暗号化も可能なため、機密保持が重要な情報のやり取りにも適しています

 

コンプライアンス対策

昨今では企業はコンプライアンスを求められ、それに応えなければならない場面も増えてきました。

メールなどの電子情報でも法令関係の証拠になる場合もあります

そうした点からもアーカイブは必須の機能となってきています。

 

「削除」と「アーカイブ」はどう違う?

デジタル機器がたくさんあるオフィス

使った瞬間、表示されているメールが画面上から消えてしまうアーカイブですが、メールが削除されたわけではありません

とはいえ画面を見ている限りでは明確な違いはわかりません。

では、どのような点が違うのでしょうか。

 

「削除」は消すこと

メールを削除すると、そのメールはもう見られません。

もちろん検索しても発見できません

 

「アーカイブ」は非表示にすること

アーカイブ機能では使うとメールが画面上から消えてしまいますが、「非表示」になっただけでメール自体が消えてしまったわけではありません

アーカイブ先のフォルダがわかればすぐにメールを見られますし、フォルダが分からなくても検索すれば出てきます

要するにメールを素早く移動させるのが、アーカイブ機能というわけです。

 

メールのアーカイブを使うメリット

iPadを見ている笑顔の女性

メールにアーカイブ機能が存在するということは、それにメリットがあることを意味します。

では、アーカイブ機能のメリットとは何なのでしょう。
ここでは3つのメリットを紹介します。

 

メールの整理整頓

メールの受信フォルダは送信されてきたメールをすべて保存します。
とはいえメールがたくさん保存されてくると、必要なメールがどこにあるのかわからなくなって困ってしまうことも少なくないですよね。

そうしたときに活きてくるのが、アーカイブ機能なのです!
アーカイブ機能があれば、あとで使いそうなメールは別のフォルダへ移せます。
あとは必要なメールはそのままに、いらないメールは削除して、と受信フォルダの整理に使えるからです。

 

作業の効率化

メールのアーカイブは、簡単な操作でおこなえます。

アーカイブ機能を使わずにメールを別のフォルダに移す場合、移動先のフォルダを選択しなければなりません。

それに対してアーカイブ機能は、移動先のフォルダを選択する段取りがなくてもメールを移動できます。

 

必要になったときに見ることができる

削除したメールは完全に見られなくなります。
一方アーカイブは「メールを別フォルダへ飛ばす」機能です。

アーカイブされたメールは、携帯電話やパソコンの「すべてのメール」から見られます。

ちなみに、「すべてのメール」は文字通り、その機器に保存されているすべてのメールを表示する機能です。

 

メールアーカイブの使い方

スマホを触っている男性

アーカイブ機能について紹介してきましたが、ここではアーカイブを使って効率的な作業をするための正しい使い方を紹介します。

アーカイブ機能の使い方はとても簡単です。

アーカイブ機能の使い方

  1. 受信フォルダでアーカイブしたいメールを開く
  2. 機能ボタンを押してメニューを開き、アーカイブボタンを押す
  3. これでメールをアーカイブできます。

  4. アーカイブしたメールをまた見たいときは、アーカイブ先に設定されているフォルダを開く
  5. 保存されたアーカイブメールを開く
  6. ※アーカイブ先のフォルダが分からない場合は、すべてのメールを見る機能を使いましょう。

 

まとめ

メールのアーカイブ機能には、個人で使うものと企業で使われるものの2種類があります。

個人で使うアーカイブはメールを別のフォルダ保存する機能です。

企業で使われるアーカイブは、送受信するメールすべてを保存しておく機能です。

個人で使うアーカイブ機能は、上手に使えば作業効率をぐんと上げてくれます。

現代の情報化社会で情報機器を最大限に有効活用するためには、アーカイブ機能を使いこせるのが理想ではないでしょうか。

企業でのアーカイブ機能は、セキュリティとコンプライアンスの2つの側面を強化するためのものです。

とはいえ、膨大な量の情報を保存することにもなるため、機密情報の取り扱いには十分気を付けましょう。

アーカイブは便利な機能です、ぜひ覚えて使いこなしてくださいね。

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