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オフィス移転はどんな手順でやればいい?移転までの流れを解説します

2018-11-08

オフィス移転はどんな手順でやればいい?移転までの流れを解説します

この記事を読むのに必要な時間は約 6 分です。

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「オフィス移転したいけど、どうやって段取りしたらいいのかな」と思われている方はいませんか?オフィス移転はやるべきことが多く、混乱したりトラブルが起きたりしやすいものです。

しかし、事前にオフィス移転の流れを把握しておくと、新天地への旅立ちをスムーズに進めることができるでしょう。せっかくのオフィス移転ですから、スムーズに作業して気持ちのよいスタートを切りたいですよね。

本コラムでは、オフィス移転のメリットや大まかな流れ、気を付けるべきポイントなどについて解説しています。トラブルのないオフィス移転のために、ぜひ参考にしてください。

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オフィス移転を移転する目的をはっきりさせよう

まずはどうしてオフィスを移転させたいのかはっきりさせておくとよいでしょう。そうすると、オフィス移転後の失敗のリスクが少なくなるかもしれません。

ここで、オフィスを移転するメリットを4つ紹介します。

①コストを減らしやすくなる
備品などの管理を別にしていた場合、備品などの管理スペースを1ヶ所にまとめることによって備品の管理費を減らしやすくなります。

②スタッフのモチベーションを上げやすくなる
スタッフに新しい環境で心機一転仕事させることで、スタッフのモチベーションがあがるかもしれません。

③就職・再就職希望者を集めやすくなる
新卒・中途採用で求職活動をしている人達は「環境がいいきれいなオフィスで働きたい」と思っている人が多いです。新卒や中途採用の就職・再就職希望者を集めやすくするためにオフィスを移転してもいいでしょう。

④災害に備えやすくなる
オフィスを移転する際、地震や台風などの災害に耐えやすい構造に変えることで、災害に備えられるかもしれません。また、スタッフに安心して仕事をしてもらいやすくなるでしょう。

オフィス移転を移転する目的をはっきりさせよう

オフィス移転の全体的な流れを把握しよう

オフィスを移転する目的がはっきりしたら、オフィスを移転させる全体的な流れを決めておくとよいでしょう。オフィス移転の全体的なアウトラインの一例を紹介します。

①前のオフィスを解約させるための予告期間を確認する
②原状回復条件を確認する
③オフィス移転先を決める
④スケジュールを設定する
⑤手続きをおこなう
⑥オフィスレイアウトを考える
⑧オフィス内工事
⑨オフィス移転作業
⑩関係官公庁へ届け出

まず、「予告期間の確認」という、前のオフィスを解約させる準備が必要となります。次に行う「原状回復」とは、オフィスを借りた初めの状態に直すことです。予告期間も原状回復条件も、オフィスを借りる契約をした書面に詳細が書かれているので確認しておくとよいでしょう。

オフィス移転の全体的な流れを把握しよう

オフィス移転にかかる費用を把握しよう

オフィス移転の際には、さまざまな費用がかかります。オフィス移転ではどんなことに費用がかかるのかを把握しておくことが大切です。

①オフィス退去費
オフィスを出ていくときにかかる費用です。オフィスを借りたときの書面にオフィス退去費用が書かれている場合があるので、確認しておくとよいでしょう。

②原状回復費
オフィスを借りた初めの状態に戻すときの費用になります。原状回復費も、オフィスを借りたときの書面に費用が書かれているかもしれません。

③オフィス引越し代
オフィスの引越し作業にかかる費用になっています。

④什器廃棄費用
オフィス内の什器(じゅうき)を捨てるための費用です。什器とは、オフィス内で使われる器材を指します。主な什器は、テーブルやレジ台、ディスプレイスタンドなどです。

⑤オフィス工事費用
オフィスの内装・インターネットなどを工事するための費用です。

⑥オフィス内装設備代
オフィス移転にあたって、机や椅子などの必要な設備を揃えるための費用です。

旧オフィスの解約と原状回復を忘れずに

オフィス移転する際、オフィスの解約と、オフィスを借りた初めの状態に戻す原状回復は忘れずにしなければなりません。
「オフィスを解約させる際には、事前連絡しなければならない」とオフィスを借りたときの契約で決まっています。事前連絡の期間は、オフィスを解約する日から3ヶ月前か半年前にしなければならない場合が多いです。

オフィス解約のための事前連絡期間と、どうやって原状回復をしたらいいかは、オフィスを借りたときの契約書に書いてあるかもしれません。一度確認してみるとよいでしょう。

オフィスの原状回復作業では、主にオフィスの清掃をおこないます。その際、たくさんの不用品が出る場合が多いです。
不用品整理作業をスタッフがおこなう場合、不用品整理作業をしている間仕事が止まってしまいます。さらに、オフィスの移転作業を残業や休日出勤扱いでスタッフがおこなうと、給料面などでオフィス側にも余分なコストがかかってしまうという問題もあります。

これらのような問題を避けるため、不用品が出たときには、不用品回収業者に依頼するとよいでしょう。
不用品回収業者に依頼すると、さらに、不用品の整理・回収作業を自分たちで行う必要はありません。そのため、スタッフの負担を減らせるといえるのではないでしょうか。

また、買い取れるものは買い取ってもらえる場合があります。買い取ってもらったお金をオフィス移転費用にできるというメリットもあるのです。

旧オフィスの解約と原状回復を忘れずに

新オフィスは交通の便を意識して選ぼう

オフィスを移転するとき、新しいオフィスは交通の便がよいところを選ぶのをおすすめします。自分で最寄り駅から新しいオフィスまで歩いてみて、交通に不便がないか確認してみてもよいかもしれません。

交通の便がいいと、スタッフが通勤しやすくなります。また、コンビニや銀行、食事するところなどが近くにあると、スタッフにとっても便利になりますし、過ごしやすいオフィスになるでしょう。

交通の便がいいオフィスを選ぶことは、スタッフだけでなく、取引先などの来客にも便利になります。新しいオフィスには、来客者用駐車場も用意しておくとよいでしょう。

法的な手続きをしておこう

オフィスを移転するときには、法的な手続きも必要になります。どんな手続きが必要になるのかをピックアップして紹介していきます。

オフィス移転前に必要な手続き

①電話回線移動手続き
②郵便物届出変更届
③車庫証明

郵便物の届出変更届を忘れていると、取引先などから届いた郵便物が前のオフィスに残ってしまう可能性もあります。
また、電話回線の移動手続きをしていないと、移転先のオフィスで電話がスムーズに使えない場合が多いです。
郵便物の届け出変更届は前のオフィス最寄りの郵便局でおこなっておきましょう。電話回線移動手続きは電話会社に問い合わせてみるとよいでしょう。

オフィス移転当日に必要な手続き

①労働保険名称変更届、もしくは適用事業所名称変更届
②労働保険名称・所在地等変更届
③労働基準法に関する適用事業報告
④安全管理者選任報告
⑤防火管理者選任届
⑥住所変更届

オフィス移転後に必要な手続き

①労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書保険関係成立届
②雇用保険事業主事業所各種変更届
③法務局での登記手続き
④事業年度、納税地などの変更異動届
⑤給与支払い事業所の開設・移転・廃止届

スタッフを一人でも雇っている場合は、必ず労働保険に入らなければならないと労働基準法で決められています。オフィス移転後はオフィス最寄りの労働基準監督署で①の「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書保険関係成立届」を提出しなければなりません。忘れないように手続きを行いましょう。

法的な手続きをしておこう

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まとめ

オフィス移転の際は、「いったいなんのためにオフィスを移転したいのか」をはっきりとさせておくのが大切です。オフィス移転するメリットは、「スタッフのモチベーションを上げやすくなる」「コストを減らしやすくなる」などさまざまなので、まずは移転する目的や今改善したいことを挙げてみましょう。

また、オフィス移転で不用品が出てきたら、不用品回収業者に依頼するのがおすすめです。
業者に依頼すると、不用品の整理・回収作業を行ってくれます。そのため、スタッフの負担や無駄なコストを抑えることができるでしょう。
業者によっては、不用品の買い取りも実施しています。不用品を整理でき、買い取ってもらったお金はオフィス移転費用にできるかもしれません。オフィス移転作業の際には、不用品回収業者へ不用品の回収を依頼するのをおすすめします。

不用品回収を依頼できる業者や料金

依頼できる業者や料金について、詳しくは「生活110番」の「不用品回収」をご覧ください。

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