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オフィス移転のチェックリスト!スムーズに進める方法を解説します

投稿日:2018-10-26 更新日:2018-10-26

オフィス移転のチェックリスト!スムーズに進める方法を解説します

この記事を読むのに必要な時間は約 7 分です。

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会社のオフィスの移転をするのが初めての場合は、手順や方法について分からないことばかりです。頻繁におこなうことではないだけに、なにから手を付けたらいいかなど疑問がたくさん出てきます。しかし、初めてとはいえ、できるだけスムーズにおこないたいものです。

一般の引越しとは異なるオフィス移転ですが、どういった準備をしておくべきなのか、そして、どんなことに気を付けるべきなのでしょうか。ここでは、オフィス移転の際のチェックリストをまとめています。移転にともなう注意点や手順についてご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

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まずはスケジュールを作ることから始めよう

オフィス移転のチェックリストとして「移転スケジュール」を作成することをおすすめします。移転をスムーズにおこなうためには、いつなにをするべきなのかを把握する必要があります。「移転スケジュール」を作成しておくことで、「この日はこれをする」ということが明確になり、途中でなにをするべきかを見失わずに済むはずです。

しかし、スケジュールを作るには、オフィス移転の全体の流れを知る必要があります。全体の流れを簡潔にまとめると「 ①現オフィスを片付ける ②新オフィスの用意 ③移転後の手続き」というふうになります。このひとつひとつを掘り下げていった内容を各章でご紹介していきますので、スケジュールを作成するうえで参考にしてみてください。

まずはスケジュールを作ることから始めよう

オフィス移転にかかる費用を把握しておこう

やることの多いオフィスの移転ですが、移転にともない発生する費用の見積もりを出しておくことが大切です。事前にだいたいいくらかかるのかを把握しておきましょう。

移転にいくら必要になるかは、引越しの規模の大きさや工事の内容によって大きく異なるため、平均の数字を出すことは難しいです。しかし、移転のどんな場面で費用が発生するのかを理解しておけば、おおよその費用を計算することができます。

オフィス移転にともない、どんなところで費用がかかるのでしょうか。大きく分けたものを以下にまとめましたのでご覧ください。

退去時に発生する費用

現オフィスを出る際に発生する費用です。退去費用のなかには「原状回復工事費」「明け渡し日までの家賃」「明け渡し日までの光熱費」の3つが含まれます。「原状回復費用」は、坪単価で約2万~3万、タワービルの場合は約4万~5万を目安に考えるとよいでしょう。「明け渡し日までの家賃、光熱費」に関しては、日割り計算をすることによって出すことができます。

引越し時に発生する費用

現オフィスから新しいオフィスの引越しにかかる費用です。引越し費用のなかには「引越し自体の費用」「不用品の処分費用」の2つが含まれます。「引越し自体の費用」は、社員1人当たり約2万~3万を目安にしてみてください。「不用品の処分費用」は、2tトラック1台につき約7~8万円を見ておきましょう。

新オフィス開設費用

新しいオフィスを使える状態にするためにかかる費用です。新オフィス開設費用のなかには「委託金」「内装工事費」「家具購入費」「インフラ整備費」の4つが含まれます。「委託金」は、一般的には新しいオフィスの賃料約1年分だそうです。「内装工事費」は、坪単価約10万円を目安にするとよいでしょう。「家具購入費」は、購入予定の家具の合計を算出してみてください。「インフラ整備費」は、社員1人あたり約5~7万円となります。

オフィスの移転には、大きく分けて3つの場面で費用がかかります。ご紹介した内容をオフィス移転のチェックリストとし、移転にともない発生する費用の計算をしてみてください。

オフィス移転にかかる費用を把握しておこう

前のオフィスを片付けよう

以前使用していたオフィスをビルのオーナーに明け渡す際には「原状回復」というものが必要となります。原状回復とは、店舗やオフィスを使用前の状態に戻すことをいいます。新しいオフィスに移るためには、前のオフィスをきれいに片付ける必要があるのです。また借りていたオフィスの解約をする際には、事前にオーナーに知らせる義務もあり、それを「解約予約」といいます。

解約予約は「解約の〇ヶ月前」など、期間が定められている場合がほとんどです。そのため、移転をする前に解約予約期間についてオーナーに連絡をしておきましょう。また、原状回復の条件と方法についても確認しておく必要があるので、解約予約期間と原状回復については、あわせて打合せすることをおすすめします。

オフィスの片付けをするなかで不用品が出てきた場合は、不用品回収業者に依頼することで処分することができます。しかし、処分の手間は大幅に削減することができますが費用がかかるため、予算にあった処分方法をお選びください。

解約予約期間と原状回復の条件と方法を確認するということは、オフィス移転時のチェックリストに入れておきましょう。

新しいオフィスの用意をしよう

オフィスを移転する際には、より業務に適したオフィス選びをすることが理想となります。そのため、新しいオフィス選びには、一体なにを基準として決めるとよいのかをご紹介していきます。

大きな要素として挙げられるものは「立地」と「設備」になります。オフィス選びをする際には、この2点を基準として選ぶのがよいのではないでしょうか。この2点に着目しつつ、ほかにはなにが必要とされるかを考え、付け足していきながらオフィス選びをすることでよりよいオフィスを見つけることができるでしょう。

ひとつめの要素として挙げた「立地」ですが、単に交通の利便性だけで考えるのは少しもったいないかもしれません。交通面だけでなく、どんな業種が多くあるエリアなのかに重きをおくことで、これからのビジネスに良い影響を与えてくれる可能性があります。

2つめに挙げた「設備」には、あらゆるものが関係しますが、大きな要素として、建物の安全性は必要不可欠となるのではないでしょうか。ほかにも、上層部の場合はエレベーターの数やオフィス内の空調なども軽視できません。業務をするうえで、差し支えのない設備のオフィス選びをすることが大切となります。

新しく業務をしていく場所となるオフィス選びには、これからのことを見据えたうえでの条件が必要となります。これから使っていくオフィスにはなにが必要なのかをよく考え、慎重に選んでいくということもオフィス移転のチェックリストに入れておいてください。

新しいオフィスの用意をしよう

移転後の手続きも忘れずに

新しいオフィスに移り終わっても、まだ移転は完了していません。最後に必要となるのは、各種の手続きです。会社のホームページがある場合は、ホームページの住所などを変更する必要もあるでしょう。ほかにも、取引先への連絡や、法的手続きがあります。

移転後におこなう法的手続きに関しては「移転後5日以内」など、期間の決まっているものもあります。一般的にどのようなものがあるのかをまとめてみましたので、ぜひ参考にしてみてください。

・異動届……提出期間【移転後速やかに】
住所の変更などがあった場合に必要となる報告書類です。提出先は税務署になります。

・事業所所在地変更届……【移転後5日以内】
健康保険や年金を管轄しているところに住所変更の申請をおこなう必要があります。提出先は社会保険事務所です。

・名称、所在地変更届……【移転後10日以内】
労災保険の関係上、所在地の変更届を提出する必要があります。提出先は管轄労働基準監督署になります。

・雇用保険事業所変更届……【移転後10日以内】
雇用保険の関係上、所在地の変更届を提出する必要があります。提出先は管轄職業安定所です。

・本店、支店移転登記……提出期間【移転後2週間以内】
本社、支社の移転にともない必要となる申請です。提出先は法務局となります。

ほかにも、郵便局に提出する「移転届」や、車をお持ちの場合必要となる「自動車保管場所証明申請書」などがあります。期間が決められているものに関しては、移転後すぐにおこなうということもオフィス移転のチェックリストに入れておいてください。

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まとめ

オフィスの移転をする際には、いつなにをするべきかを明確にするため、まずはスケジュールを作成することをおすすめします。また、あらかじめいくらくらいの費用がかかるのかを把握しておくのも大切です。おおよその費用を求めるには、「退去時に発生する費用、引越し時に発生する費用、新オフィス開設費用」の3つの場面でいくらくらいかかるのかを計算しましょう。

現オフィスを空け渡す際には、「解約予約期間」と「原状回復」の条件と方法について確認しておく必要があります。片付けをするなかで出てくる不用品の処分には、不用品回収業者を利用することで手間を削減することができます。

新オフィスを決める基準には、「立地」と「設備」を中心に考え、そのほかにこれから必要となる条件を付け足していくことで理想のオフィスに出会えるのではないでしょうか。移転後にする手続きのなかには、「移転後5日以内」といったふうに、期間の決められているものもあるので、移転後すぐにおこなっていきましょう。

全体の流れをあらかじめ知っておくことで、よりスムーズに移転をおこなうことができます。移転スケジュールを作成する際には、いくつか紹介した「オフィス移転のチェックリスト」をぜひ参考にしてみてください。

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この記事を書いた人
編集者:かじた
事務職を経てライターへ。これまでの経験から法人向けサービスの記事を担当することが多い。記事を作るとき気をつけていることは、難しい言葉をわかりやすく伝えること。

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2018-10-26 13:29:03
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